De mange henvendelser fra borgere i Nyborg er ved en fejl havnet i en elektronisk postkasse, der ikke fungerede. Dermed er flere akutte børneunderretninger ikke blevet behandlet inden for de 24 timer, som loven kræver.

Sagen er kommet frem i den redegørelse, som socialminister Pernille Rosenkrantz-Theil (A) har bedt Nyborg Kommune om at sende til hende, efter en rapport i december afslørede fejl og lovbrud på kommunens familie- og socialområde.

Fejlen med den ”døde postkasse” har ifølge redegørelsen fra Nyborg Kommune stået på i tre en halv måned fra oktober 2023 til januar 2024.

– Altså, det er da meget frustrerende. Jeg bliver frustreret, når vi laver fejl, og jeg bliver frustreret, når borgere bliver skuffede, og vi ikke lever op til deres forventninger. Og så bliver jeg også frustreret, fordi vi skal selvfølgelig stå til rådighed og svare på de spørgsmål, der kommer, når de her sager dukker op. Men det er jo altså også bare tid, der går fra den tid, vi skal bruge på at finde de fremadrettede, gode løsninger, siger kommunaldirektør Tim Jeppesen.

Den nye sag om de mange e-mails, der ikke er nået videre til de relevante medarbejdere på familie- og socialområdet, kommer oven i kommunens forsøg på at rette op på mange års svigt af børn og deres familier. Selv om sagen om de tabte e-mails ikke direkte har noget at gøre med forholdene på famile- og socialområdet, er Tim Jeppesen godt klar over, at det vil blive opfattet som endnu en fejl på området.

Det var medarbejdere netop fra familie- og socialområdet, der opdagede fejlen, da de undrede sig over, at antallet af underretninger pludseligt var faldet markant.

Ud af de 277 e-mails drejede de 127 e-mails ifølge Tim Jeppesen om børneunderretninger. De 68 e-mails handlede om det samme barn, hvor flere anonyme henvendelser gjorde opmærksom på, at en gruppe børn havde chikaneret en pige. Tre af de 277 henvendelserne var sager, der ifølge loven kræver handling inden for 24 timer.

Fejlen er opstået som følge af en menneskelig fejl og flere systemfejl.

– Det er sådan, at når man går ind og laver de underretninger, så ligger der sådan en blanketform inde på vores hjemmeside. Der har vi en IT-leverandør, som leverer de blanketter, der automatisk sender den videre til en indbox i vores mailsystem. Her skete så en menneskefejl i forbindelse med den nye organisation, hvor vi har fået nye afdelinger og nye navne. Der bliver nedlagt en postkasse på socialafdelingen, og så går der faktisk en måned fra den 2. oktober til 4. november, før der bliver oprettet en ny. I den måned er mails blevet parkeret, så de har ikke været til stede i den postkasse, vi har tjekket, forklarer Tim Jeppesen.

Efterfølgende sker der en systemfejl i forbindelse med implementering af MitID-erhverv i kommunen. Her forsvinder 23 e-mails, som dog bliver genskabt. Den sidste systemfejl er kommune stadig ved at få undersøgt. Det drejer sig om IT-leverandøren, der laver en opdatering, hvorved systemet skifter til den gamle e-mailadresse, som ikke længere er aktiv.

Tim Jeppesen understreger, at der er flere måder at kontakte kommunen på, så der er sager i perioden, der har fundet vej til social- og familieområdet.

Problemerne med de mange e-mails, der ikke blev læst af kommunens medarbejdere, er nu indberettet til Datatilsynet, der vil undersøge sagen.